Muutama vuosi sitten päätin, että yrityksemme siirtyy verkkolaskutukseen.
Sähköisen laskun myyntipuhe puri hyvin teknologiayrityksen toimitusjohtajaan.
Juuri sellaiseen kuin minä. Uskoin muutoksen jopa vähentävän omaa työmäärääni.

Marssin tilitoimiston juttusille ja kerroin ostoaikeistani.

Tyrmistykseni oli melkoinen, kun tajusin millaisia kustannuksia verkkolaskutus aiheuttaisi. Toiselle tuhannelle nousevat perustamiskustannukset olivat vain alkua. Minulle ei tietenkään kerrottu mitään hintaa siirtymisprojektille, vaan minulta luvattiin laskuttaa tunteja
tarvittava määrä.

Kysyin hämmentyneenä, että eikö verkkolaskun tarkoituksena ole tehostaa liiketoimintaa. Kirjanpitäjäni nyökytteli innokkaasti ja jatkoi järjestelmän teknisistä ominaisuuksista jankuttamista.

Heitin hanskat tiskiin ja lupasin palaavani aiheeseen myöhemmin.

Nyt on kulunut muutama vuosi siitä, kun totesin ostamisen olevan liian kallista ja hankalaa. Päätimme ryhtyä toimeen uudemman kerran.

Tällä kertaa emme pelkästään siirtyneet itse sähköiseen laskutukseen, vaan lisäsimme saman tien omaan tuotteeseemme rajapinnan  verkkolaskuoperaattorin järjestelmään, jotta omat asiakkaamme voisivat lähettää tuntilaskunsa sähköisinä.

Jouduin ottamaan nöyrästi hatun kouraan, koska nyt joutuisin myymään itse kerran torjumani ominaisuuden asiakkaillemme.

En aio käydä läpi niitä teknisiä yksityiskohtia, joita hanke meiltä vaati. Tiivistän asian lyhyesti niin, että en suosittele yhdellekään pk-yritykselle omaan integraatioprojektiin ryhtymistä, jos se vain on vältettävissä.

Syitä on useita:

• Laskujen käsittelyyn tarkoitetut järjestelmät voivat olla
  kohtuuhintaisia, mutta niiden kytkeminen verkkolaskutukseen ei sitä ole.
• Myyntilaskutuksen tökkimisestä aiheutuu sen verran suuria
  kassaongelmia, että laskujen lähettämistä ei kannata testailla omilla
  rahoillaan.
• Kun joku muu on nähnyt vaivan puolestani ja löytänyt toimivan mallin,
  pystyy hän usein antamaan takuunkin homman toimivuudesta. Miksi siis
  vaivautuisin itse?

Mistä sitten tiedät, kannattaako verkkolaskutukseen siirtyä? Ja jos kannattaa, niin milloin ja miten? Verkkolaskujen lähettäminen on yrityksellesi turhaa, jos:

• Yrityksesi lähettää vain muutaman laskun kuukaudessa.
• Laskut ovat pääsääntöisesti yksinkertaisia ja kiinteähintaisia, eikä
  niihin kuulu tuntierittelyjä.
• Laskutusjärjestelmääsi ei ole valmista liittymää
  verkkolaskuoperaattorille.

Verkkolaskujen lähettämisestä on hyötyä bisneksillesi, jos:

• Palkka- tai alihankkijalistoillasi on useita henkilöitä, jotka tekevät
  tuntilaskutettavaa työtä.
• Laskujesi sisältö vaihtelee kuukausittain tehdyn työmäärän mukaisesti.
• Haluat lähettää myyntilaskusi automaattisesti.
• Omaa aikaasi kuluu laskujen vääntämiseen enemmän kuin puoli päivää
  kuukaudessa.

Omien järjestelmien hankkiminen ei ole pienelle yritykselle kustannustehokasta. Tietysti palveluntarjoajienkin suhteen pitää olla varuillaan, sillä monet niistä tarjoavat tarpeisiisi nähden aivan liian
raskaita ratkaisuja.

Se ei ole sinun ongelmasi, jos verkkolaskutuksen kehittäminen on maksanut palveluntarjoajallesi paljon. Älä anna hänen vyöryttää oppimiseen ja erehtymiseen kulutettuja tunteja yrityksesi niskoille.