Keskustelin erään espoolaisen henkilöstövuokrausfirman toimarin kanssa. Halusin tietää, miten he siirtävät kirjatut tunnit asiakkaan laskulle.

Kysyin, mikä on heidän vuokraamiensa työntekijöiden tuntikirjausväline? Excel, kuten niin monilla? Ei, vaan kuulakärkikynä ja ”meidän omat paperiset tuntilaput”.

Vuokratyöntekijät toimittavat edellisen viikon tuntilaput tiistaihin mennessä tilitoimistoon. Tilitoimisto naputtelee paperilapuille kirjatut tunnit laskutusjärjestelmään kiinteällä kuukausihinnalla.

Jatkoin toimarin piinaamista kiperillä kysymyksilläni. Entä jos vuokratyöntekijöiden määrä kaksinkertaistuu? Tekeekö tilitoimisto edelleen kiltisti syötöt laskutusjärjestelmään? Tekee. Aina voi kuulemma palkata lisää henkilöitä. Kuulostaa hitaalta, kalliilta ja työläältä.

Miten työvoimaa itselleen vuokraava asiakas saa käsityksen siitä, kuinka monta tuntia vuokratyöntekijä on tehnyt? Kirjaako työntekijä tuntinsa kahteen paikkaan? Ei. Joka kerta kun asiakas pyytää tuntiyhteenvedon vuokraamistaan työntekijöistä, toimari tekee sen käsin.

Vuokratyöntekijöitä käyttävä asiakas haluaa laskunsa liitteeksi tuntierittelyn työntekijöittäin ja kustannuspaikoittain. Laskut tulostetaan laskutusjärjestelmästä ja tuntierittely jostain toisesta ohjelmasta ja lähetetään postitse asiakkaalle.

Löysin ongelman. Henkilöstövuokraajan bisneskasvun jarruna on yksinkertainen perusasia: tuntikirjaukset. Kestää viikon, ennen kuin tehdyt tunnit siirtyvät laskulle, joka lähtee etanapostilla asiakkaalle. Tilitoimisto on tupellaan jo nykyisen tuntilappumäärän kanssa.

Esitin ratkaisun ongelmaan.

Selainpohjainen tuntikirjaus netissä, jota voi käyttää myös kännykällä. Tunnit siirtyvät automaattisesti laskutusjärjestelmään. Asiakasyritys hyväksyy tunnit netissä. Lasku on lähetettävissä verkkolaskuna heti tuntien hyväksynnän jälkeen. Asiakas näkee vuokraamiensa työntekijöiden tehdyt tunnit kustannuspaikoittain. Tilitoimisto tekee tärkeämpiä töitä. Vuokratyöntekijöiden laskutus- ja palkankäsittelykulut putoavat neljännekseen. Toimari pääsee vähemmällä ja kasvattaa bisnestään.

Kun käytössä on selainpohjainen tuntikirjaus, on ihan yhtä helppoa vuokrata yksi tai tuhat työntekijää. Kukaan ei täytä paperilappuja, naputtele tunteja käsin koontiexceleihin tai laskutusjärjestelmiin. Rahat tuloutuvat keskimäärin viikkoa nopeammin.

Toimari näki omin silmin verkossa olevan demon hyvästä tuntikirjauksesta. Hankintapäätös syntyi saman tien. Luvassa ei ole kankeita ja kalliita IT-projekteja ja säheltäviä konsultteja. Investointipäätöstäkään ei tarvitse tehdä, koska toimarin ei tarvitse ostaa mitään.