HR-järjestelmät eli henkilöstöhallinnon järjestelmät ovat nykyään olennainen osa organisaation toimintaa. Ne tarjoavat tehokkaan tavan hallinnoida ja seurata yrityksen henkilöstöä, heidän tietojaan ja prosessejaan.

HR-järjestelmien avulla organisaatiot voivat automatisoida manuaalisia tehtäviä, parantaa tiedonhallintaa ja tehostaa henkilöstöhallintoaan. Järjestelmän hankinnassa kannattaa olla huolellinen.

Hyvä HR-järjestelmä kattaa seuraavat toiminnot:

• Henkilöstötietojen hallintaan liittyvä kattava tietokanta, josta löytyvät työntekijöiden perustiedot, kuten henkilötiedot, työhistoria ja -sopimukset, palkkatiedot ja lomajaksot.
• Rekrytointien hallinta, jossa voi luoda työpaikkailmoituksia, vastaanottaa hakemukset, seurata hakijoiden prosessia ja hallita rekrytointiprosessia kokonaisuudessaan. 
• Palkanlaskenta, työaikakirjaukset, palkkakomponenttien hallinta, bonusten laskenta ja työsuhde-etuuksien hallinnointi.
• Koulutus- ja kehitysohjelmia varten HR-järjestelmässä voi olla tietokanta koulutusohjelmista, koulutustarpeiden arviointitiedot, suunnitelmat tulevista koulutuksista ja työntekijöiden käymien koulutusten seuranta.
• Suorituksen arvioinnin ja tavoitteiden hallinnan osalta hyvää HR-järjestelmää voi käyttää tukena suorituksen arviointiprosessissa, tavoitteiden asettamisessa, seurannassa ja palautteen antamisessa.
• Työaikojen ja lomien hallintaan liittyvä työaikojen kirjaaminen sekä henkilöstön lomien suunnittelu, hyväksyntä ja seuranta.
• Hyvä HR-järjestelmä tukee raportointia ja analytiikkaa ja tarjoaa valmiita raportteja ja analytiikan henkilöstötietojen perusteella, kuten henkilöstörakenne, sairauspoissaolot ja koulutusinvestoinnit.

HR-järjestelmän tarkoituksena on tehostaa henkilöstöhallinnon prosesseja, parantaa tiedonhallintaa, helpottaa raportointia ja analytiikkaa sekä tarjota parempi näkyvyys organisaation henkilöstöön liittyviin tietoihin.

Tämän päätavoitteen lisäksi hyvät HR-järjestelmät tarjoavat itsepalvelutoimintoja, joiden avulla työntekijät voivat itse päivittää tietojaan, tarkastella palkkakuittejaan, ilmoittaa poissaoloistaan, hakea koulutuksia tai antaa palautetta.

Tällöin yrityksen HR-henkilöstön aikaa menee vähemmän perustason tehtäviin ja he voivat keskittyä strategisempiin henkilöstöhallinnon tehtäviin paremmin.

Kunnollinen HR-järjestelmä mahdollistaa henkilötietojen ja työsuhteiden hallinnan tietoturvallisella tavalla.

Henkilötiedot tallennetaan kootusti tietoturvallisessa pilvipalvelussa, ja järjestelmän lokitiedot tallentavat tiedot siitä, kuka on käyttänyt tietoja ja milloin, mikä osaltaan lisää läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa valvonnan.

Hyvässä HR-järjestelmässä on myös valmiita ohjelmistorajapintoja, joiden avulla työsuhteeseen liittyvät tiedot voidaan siirtää automaattisesti eri järjestelmien välillä. Esimerkiksi HR-järjestelmään syötetyt tiedot voivat siirtyä automaattisesti palkanlaskentaan tai työterveyshuollon järjestelmiin.

Tämä puolestaan säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta tiedonsiirrossa eri järjestelmien välillä.

Nykypäivänä voidaankin sanoa, että HR-järjestelmä on parhaimmillaan koko yrityksen työkalu, josta on monia etuja koko organisaatioille, aina parantuneesta tehokkuudesta ja tiedon eheydestä helppokäyttöisyyteen asti. 

Tuntinetistä löydät kätevästi kaikki edellä mainitut toiminnot. Kannattaa tutustua!