Käsittelimme viime syksynä blogikirjoituksessamme vaihtelevan työajan sopimuksia koskevaan lainsäädäntöön tehtyjä muutoksia. Yksi merkittävistä muutoksista koskee työnantajan tarkasteluvelvollisuutta. Tämä artikkeli pureutuu syvemmin tähän velvollisuuteen ja sen vaikutuksiin.

Tarkasteluvelvollisuuden syntyminen ja jakson pituus

Jos aloite vaihtelevaan työaikaan on tullut työnantajalta, on hänellä automaattisesti myös lakisääteinen tarkasteluvelvollisuus. Jos vaihtelevan työajan sopimus on tehty työntekijän omasta aloitteesta, tarkasteluvelvollisuutta ei synny.

Aikaisempi tarkastelujakso oli kuusi kuukautta, mutta uusi 1.8.2022 voimaan astunut lainsäädäntö rajaa tarkastelujakson pituudeksi enintään 12 kuukautta. 

Tarkasteltavina ovat tuntimäärät ja työvoimatarve 

Työaikaa tarkastellessaan työnantaja tarkistaa työntekijän toteutuneiden työtuntien määrän tarkastelujaksolla. Työnantaja myös arvioi omaa työvoiman tarvettaan. Tarkoituksena on selvittää, voidaanko työsopimuksessa sovittua vähimmäistyöaikaa nostaa korkeammaksi siten, että työaikaehto vastaa työnantajan todellista työvoiman tarvetta.

Vähimmäistyöaika määritellään korkeammaksi, jos jakson aikana toteutuneiden työtuntien perusteella olisi voitu tehdä työtä korkeamman vähimmäistyöajan puitteissa. Jos työajaksi on esimerkiksi sovittu 0–35 tuntia viikossa, mutta työntekijän toteutunut viikkotyöaika onkin ollut viisi tuntia tai enemmän, työnantajan täytyy tarjota työntekijälle uutta työaikaehtoa, jonka mukaan töitä on vähintään viisi tuntia viikossa. 

Uutta sopimusta on tarjottava kuukauden sisällä tarkastelun tekemisestä

Jos tarkastelussa päädytään siihen, että työntekijän työsopimuksessa sovittu vähimmäistyöaika voidaan määritellä korkeammaksi, on työnantajan tarjottava työntekijälle sopimusta työaikaehdon muuttamisesta.

Tarjous on tehtävä kuukauden kuluessa tarkastelun tekemisestä ja työntekijälle tarjottavan sopimuksen on vastattava tarkastelun tulosta. Kyseessä on työnantajan tarjous, joten työntekijällä on halutessaan oikeus ilmoittaa haluavansa jatkaa työntekoa entisellä työaikaehdolla.

Työtuntien kokonaismäärän kasvu ei kuitenkaan aina edellytä uuden vähimmäistyöajan tarjoamista, jos työaika aidosti vaihtelee koko työsopimuksella sovituissa rajoissa. Jos työaika jakson aikana ylittää sovitun vähimmäistyöajan vain tilapäisesti tai poikkeuksellisesti, ei välttämättä tarvitse tehdä uutta tarjousta.

Oleellista on työnantajan todellinen työvoiman tarve, joten esimerkiksi työntekijän tilapäiset tuntimäärän nousut toisen työntekijän sairauslomasijaisena toimimisen takia eivät aiheuta tarvetta muutokseen.

Työnantajan ilmoitusvelvollisuus ja kirjallinen selvitys

Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle tarkastelun ajankohta. Työnantajan tulee siis itse olla asiassa aktiivinen ja kertoa vuosittain työntekijöille, milloin hän arvioi työaikojen toteutumista ja vähimmäistyöajan korottamisen tarvetta. 

Mikäli työntekijä tai hänen edustajansa pyytävät kirjallista selvitystä tarkastelun tuloksesta ja niistä seikoista, joiden perusteella tulokseen on päädytty, on työnantajan annettava pyydetty selvitys työntekijälle. Kirjallista selvitystä ei siis tarvitse antaa automaattisesti.

Käytännössä kirjallinen selvitys tarkoittaa selvitystä toteutuneista työtunneista sekä aidosta työvoiman tarpeesta tarkastelujakson aikana. Jos työnantajalla on useita työntekijöitä vaihtelevan työajan työsopimuksilla, tarkastelun voi tehdä kaikille työntekijöille samalla kertaa, vaikka heidän työsuhteensa olisivatkin alkaneet eri aikoihin.

Olennaista on, että jokaisen vaihtelevaa työaikaa tekevän työntekijän kohdalla tarkasteluväli on enintään vuosi.

HR-järjestelmän merkitys 

Tarkastelun tekeminen helpottuu, kun käytössä on hyvä HR-järjestelmä, esimerkiksi Tuntinetti. Tällaisessa järjestelmässä työntekijöiden työaikatiedot ovat helposti saatavilla ja koottavissa. Tuntinetissä työnantaja voi hakea tiedot haluamaltaan aikaväliltä Palkanlaskennan työaikaraportit-näkymässä.

Tuntinetissä voit kätevästi ajaa tarvittavat tiedot työaikaraporttien kautta omalle saldoraportille, josta näkee sekä pienimmät että suurimmat viikkotuntimäärät ja sen, mille tarkastelujakson viikoille ne sijoittuvat. Tämä helpottaa sekä työntekijän että työnantajan asemaa ja antaa samalla tietoa todellisesta työvoimatarpeesta. 

Kirjoituksen lähteet ovat Tilisanomien artikkeli lakimuutoksesta, Finlex, Työsuojeluhallinnon verkkopalvelu sekä Henkilökohtaisten avustajien liitto ry:n artikkeli, jossa on myös linkki lisätietoihin aiheesta.