Työvuorosuunnitelma kertoo, miten työn oli tarkoitus toteutua. Toteutunut työaika puolestaan kertoo, mitä työpäivän aikana oikeasti tapahtui.

Yksittäiset erot suunnitelman ja toteuman välillä ovat tavallisia. Työpäivä voi venyä, vuoro päättyä suunniteltua aikaisemmin tai työntekijä voi joutua vaihtamaan vuoroa esimerkiksi sairastumisen vuoksi. Jos eroja kuitenkin syntyy jatkuvasti, niitä kannattaa tarkastella hieman lähemmin.

Miksi suunnitelmaa ja toteumaa kannattaa verrata?

Työvuorosuunnittelun tavoitteena on saada käytettävissä oleva työvoima vastaamaan mahdollisimman hyvin todellista tarvetta. Pelkkä työvuorojen suunnittelu ei kuitenkaan vielä kerro, kuinka hyvin tässä onnistuttiin.

Suunnitellun ja toteutuneen työajan vertailu auttaa hahmottamaan esimerkiksi:

• venyvätkö työvuorot toistuvasti suunniteltua pidemmiksi
• päättyvätkö vuorot usein suunniteltua aikaisemmin
• syntyykö tietyissä vuoroissa tai ajankohdissa jatkuvasti muutostarpeita
• vastaako henkilöstön määrä todellista työvoiman tarvetta.

Kun sama ilmiö toistuu, kyse ei välttämättä enää ole yksittäisestä poikkeuksesta. Taustalla voi olla esimerkiksi liian niukka resursointi, työn määrän vaihtelu tai työvuorojen suunnittelussa käytetty arvio, joka ei enää vastaa arjen todellisuutta.

Toteumat auttavat suunnittelemaan seuraavia vuoroja

Toteutunut työaika ei ole hyödyllistä tietoa ainoastaan palkanlaskentaa varten. Aiemmista toteumista voidaan saada arvokasta tietoa myös tulevien työvuorojen suunnitteluun.

Jos esimerkiksi tietyn viikonpäivän iltavuorot venyvät säännöllisesti, voidaan seuraavia työvuoroja suunniteltaessa arvioida, pitäisikö vuoron pituutta tai henkilöstömäärää muuttaa.

Vastaavasti jatkuvasti suunniteltua lyhyemmiksi jäävät työvuorot voivat kertoa siitä, että työvoimaa on varattu kyseiseen ajankohtaan enemmän kuin todellinen tarve edellyttää.

Alkuperäinen suunnitelma kannattaa säilyttää

Vertailusta saadaan eniten hyötyä silloin, kun tiedossa on myös alkuperäinen suunnitelma.

Työvuoroihin tulee väistämättä muutoksia. Jos alkuperäinen suunnitelma muuttuu muutosten mukana eikä siitä jää tietoa, jälkikäteen on vaikea nähdä, miten toteutunut työaika lopulta poikkesi siitä, mitä alun perin suunniteltiin.

Kun sekä suunnitelma että toteuma ovat nähtävissä, voidaan tarkastella muutosten määrää ja niiden vaikutuksia huomattavasti paremmin.

Suunnitelma ja toteuma Tuntinetissä

Tuntinetissä suunniteltua työvuoroa ja toteutunutta työaikaa voidaan tarkastella rinnakkain.

Työvuoroluettelossa suunnitellun vuoron ja toteutuneen työajan välinen ero auttaa havaitsemaan nopeasti tilanteet, joissa työaika ei ole toteutunut suunnitelman mukaisesti.

Tietoa voidaan tarkastella myös työaikaraportilla. Näin suunnitellun ja toteutuneen työajan vertailua voidaan hyödyntää sekä yksittäisen työvuoron tarkistamisessa että laajemmin työaikojen seurannassa.

On kuitenkin hyvä muistaa, että vertailu edellyttää suunnitelmien vahvistamista. Näin alkuperäinen suunniteltu työvuoro säilyy vertailutietona myös silloin, kun työpäivän toteuma poikkeaa suunnitelmasta.

Poikkeama ei ole aina ongelma

Suunnitelman ja toteuman eron tavoitteena ei ole saada jokaista työpäivää vastaamaan minuutilleen ennalta tehtyä suunnitelmaa. Monessa työssä se ei olisi edes mahdollista.

Poikkeama on ennen kaikkea tietoa.

Kun suunniteltua ja toteutunutta työaikaa seurataan säännöllisesti, yksittäisten muutosten joukosta voidaan tunnistaa toistuvia ilmiöitä. Niiden avulla työvuorosuunnittelua voidaan kehittää vastaamaan paremmin todellista työvoiman tarvetta.

Parhaimmillaan toteumat eivät siis kerro vain siitä, mitä eilen tapahtui. Ne auttavat suunnittelemaan huomisen paremmin.

Tuntinetti auttaa pitämään työvuorosuunnittelun ja toteutuneen työajan seurannan samassa paikassa. Kun suunnitelmat ja toteumat ovat helposti vertailtavissa, työaikojen seuranta helpottuu ja työvuorosuunnittelua voidaan kehittää todellisen tarpeen pohjalta.