Lomakausi alkaa taas 2.5., mutta käytännössä se ei ala kaikille samaan aikaan. Joissakin yrityksissä valmistautuminen on tehty ajoissa, lomat on vahvistettu ja kokonaisuus näyttää selkeältä. Toisissa taas huomataan vasta viime metreillä, että suunnitelma on olemassa, mutta tilanne ei silti ole täysin hallussa.

Lomakausi ei ole vain kalenteriin merkitty ajanjakso, vaan se on myös lakiin sidottu kokonaisuus. Vuosilomalaki määrittelee lomakauden ajalle 2.5.–30.9., ja pääsääntöisesti kesäloma tulisi sijoittaa tälle ajalle. Tämä tuo lomien suunnitteluun selkeän raamin, mutta arjessa tilanne ei aina etene näin suoraviivaisesti.

Yksi tyypillisimmistä tilanteista liittyy siihen, että lomia ei lopulta pidetä lomakauden aikana. Työtilanne muuttuu, resurssit eivät riitä tai suunnitelmia joudutaan siirtämään. Tällöin helposti unohtuu, että lomakausi on nimenomaan se ajanjakso, johon kesälomat ensisijaisesti kuuluvat. Kun 30.9. menee ohi, liikutaan jo tilanteessa, jossa alkuperäinen suunnitelma ei toteutunut.

Lomia voidaan toki antaa myös lomakauden ulkopuolella, mutta silloin taustalla on aina jokin syy tai sopiminen. Mitä enemmän lomia siirtyy, sitä enemmän kokonaisuus vaatii seurantaa ja tulkintaa. Samalla kasvaa riski siihen, että tiedot eivät enää vastaa todellista tilannetta.

Tämä näkyy erityisesti silloin, kun lomia kertyy, mutta niitä ei pidetä suunnitellusti. Tilanne ei välttämättä aiheuta ongelmia heti, mutta ajan kanssa siitä syntyy epäselvyyksiä niin työntekijälle kuin työnantajalle. Mitä enemmän siirtoja ja poikkeuksia kertyy, sitä vaikeampi kokonaisuutta on hahmottaa yhdellä silmäyksellä.

Lomakauden alussa korostuu myös tiedon oikeellisuus. Jos lomakertymät tai poissaolot eivät ole ajan tasalla, koko kesä rakentuu väärälle pohjalle. Silloin joudutaan palaamaan taaksepäin ja korjaamaan asioita kesken kiireisimmän ajanjakson. Tämä ei ainoastaan vie aikaa, vaan lisää myös epävarmuutta tilanteessa, jossa arjen pitäisi rullata mahdollisimman sujuvasti.

Kesä paljastaa nopeasti, miten hyvin arjen käytännöt toimivat. Kun osa henkilöstöstä on poissa, korostuu se, kuinka helposti tieto löytyy ja kuinka selkeästi vastuut on määritelty. Jos nämä ovat kunnossa, lomakausi etenee yllättävän kevyesti. Jos taas ei, pienetkin epäselvyydet alkavat kuormittaa koko organisaatiota.

Lomakauden alku ei siksi ole vain siirtymä keväästä kesään, vaan hetki, jolloin kannattaa varmistaa, että tilanne on oikeasti se miltä sen pitäisi näyttää. Kun kokonaisuus on selkeä ennen kuin ensimmäiset lomat alkavat, kesä ei tuo mukanaan yllätyksiä, vaan antaa tilaa keskittyä siihen, mikä on olennaista.

Kun lomat, kertymät ja poissaolot ovat ajan tasalla samassa paikassa, kuten Tuntinetissä, kokonaisuus pysyy hallittavana myös silloin, kun arki muuttuu. Lomakausi ei silloin ole erillinen projekti, vaan osa sujuvaa tekemistä.